Coordinador de oficina

Resumen

El bajo Coordinador de Oficina supervisión general realiza una variedad de funciones administrativas y de apoyo de oficina difíciles, responsables y especializadas; crea y mantiene informes, registros y archivos especializados necesarios en relación con los procesos de trabajo del departamento.

Responsabilidades

• Garantiza que se sigan los procesos de seguridad con respecto a la recepción (registro de entrada del conductor y del visitante).
• Responde y enruta todas las llamadas telefónicas de manera educada, tomando mensajes y enrutando los a las personas adecuadas de manera oportuna.
• Proporciona la programación de todos los fletes entrantes y salientes en los departamentos de operaciones y clientes de cumplimiento.
• Coordina la recepción y envío de documentos verificando la precisión.
• Reúne y mantiene todos los datos y registros relativos a las actividades de envío y recepción.
• Verifica la precisión de las órdenes de envío y las cantidades de envío que coinciden con los documentos de recolección.
• Ayuda a resolver las discrepancias de los clientes.
• Recopila toda la documentación para el flete entrante y la ruta a la unidad de mantenimiento de registros adecuada.
• Dirige y supervisa el programa de cambio y control de tarimas.
• Responsabilidades de facturas de proveedor y AR/AP de la instalación.
• Responsable de ejecutar informes de clientes específicos y escanear facturas.
• Brinda asistencia en proyectos especiales a discreción del Representante principal de servicio al cliente (CSR), el Supervisor de CSR o el Gerente de oficina.
• Puede estar involucrado en el cronometraje y otros informes de nómina.
• Presenta la documentación apropiada para la instalación según sea necesario.
• Otras tareas administrativas según las indicaciones de la gerencia local específicas para las necesidades de la instalación.
  
  

Calificaciones

• Diploma de escuela secundaria o equivalente
• 2 a 5 años de experiencia en la oficina
• Conocimientos informáticos competentes, incluidas todas las aplicaciones de MS Office
• Habilidades intermedias de mecanografía
• 10 teclas al tacto
• Sistemas de software de envío, incluidos UPS y Federal Express
• Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita
• Excelente gestión del tiempo, multitarea, elaboración de informes y habilidades de servicio al cliente.
• Capacidad y disponibilidad para trabajar en horarios irregulares o extendidos, incluidas noches, fines de semana y feriados, según sea necesario.
  
  

Empleador que ofrece Igualdad de Oportunidades/Veteranos Protegidos/Individuos con Discapacidades

El contratista no despedirá ni discriminará de ninguna otra manera a los empleados o solicitantes porque hayan preguntado, discutido o revelado su propio salario o el salario de otro empleado o solicitante. Sin embargo, los empleados que tienen acceso a la información de compensación de otros empleados o solicitantes como parte de sus funciones laborales esenciales no pueden revelar el salario de otros empleados o solicitantes a personas que de otro modo no tendrían acceso a la información de compensación, a menos que la divulgación sea (a ) en respuesta a una queja o cargo formal, (b) en cumplimiento de una investigación, procedimiento, audiencia o acción, incluida una investigación realizada por el empleador, o (c) de conformidad con el deber legal del contratista de proporcionar información. 41 CFR 60-1.35(c)

Solicitantes del condado de Los Ángeles: La Compañía considerará a los solicitantes calificados, incluidos aquellos con antecedentes penales, de manera consistente con las leyes estatales y locales aplicables.

PC-59